So wird Ihr Online-Event oder Online-Auftritt ein Erfolg

06.November 2020

Viele Unternehmen suchen aktuell nach Alternativen zu ihren Präsenzveranstaltungen, weil sie befürchten: Sonst reißt die Beziehung zu unseren Kunden und Mitarbeitern ab. Entsprechend boomen seit Ausbruch der Corona-Pandemie Online-Events und -Konferenzen. Doch deren erfolgreiche Gestaltung erfordert neue Kompetenzen, die bisher eher in der TV-Produktion zu finden waren.

Videokonferenzen sind oft ermüdend. Wer längere Zeit auf schlecht ausgeleuchtete Menschen vor Bücherregalen schaut und Referenten, die nicht auf den Punkt kommen, lauscht, verliert schnell die Lust. Und wer wie manch Manager oder Key-Accounter von Unternehmen seit Monaten täglich viele Stunden in Online-Meetings verbringt, der klagt abends nicht selten über einen platten Po – aufgrund des stundenlangen Sitzens vor dem Monitor. Doch viele Unternehmen haben solange das Thema Corona unser Alltagsleben bestimmt keine andere Wahl als mit den unterschiedlichsten Online-Formaten im Veranstaltungs- und Kommunikationsbereich zu experimentieren, betont Jens-Uwe Meyer, „zumindest wenn sie ihr Business am Laufen halten möchten“. Auch weil sonst die Gefahr besteht, dass sie „den Draht zu ihren Mitarbeitern und Kunden verlieren und keine Neukunden mehr akquirieren“, ergänzt der Managementberater und Keynote-Speaker mit langjähriger Erfahrung als TV Produzent aus Leipzig.

Diese Entwicklung registriert auch die internationale Redneragentur Athenas. „Corona sorgt für eine Neuorientierung im Veranstaltungsgeschäft – international“, konstatiert deren für die DACH-Region verantwortlicher Country Manager Yan Doll: „Seit Ausbruch der Pandemie steigt die Nachfrage nach Keynote-Speakern für Online-Formate kontinuierlich.“ Dabei merkt er jedoch, dass viele Unternehmen mangels Erfahrung die Illusion hegen: In Präsenzveranstaltungen erfolgreiche Vorträge entfalten auch online ohne Design-Veränderungen eine hohe Wirkung. Dies ist laut Aussagen der beiden Experten nicht der Fall, weil bei Online-Events die Rahmenbedingungen der Vorträge andere sind. Deshalb raten sie potenziellen Veranstaltern von Online-Events dringend unter anderem folgende drei Tipps zu beherzigen.

Tipp 1: Sorgen Sie für eindrucksvolle Bilder

Beim Fernsehen gibt es den Begriff „Talking Heads“. Er bezeichnet Menschen, die gefühlt ewig auf der Mattscheibe parlieren, ohne eine visuelle Abwechslung für die Zuschauer. Sie sind Quoten-Killer. Dieselbe Erfahrung machen viele „YouTuber“ mit Videos, in denen sie nur vor laufender Kamera sprechen. Für ein, zwei Minuten mag dies für Zuschauer interessant sein, doch länger nicht. Das heißt: Sie verschwinden. „Sogar bei Live-Events gibt es seit Jahren den Trend, die Botschaften der Sprecher mit Bildern und Videos zu visualisieren“, betont Meyer. „Bei Online-Events ist das noch wichtiger. Deshalb sollten sich deren Veranstalter schon in einer sehr frühen Planungsphase Gedanken über deren visuelles Konzept machen. „Sonst ermüden Sie die ‚sehr verehrten Mitarbeiter‘ oder ‚…Kunden‘“.

Tipp 2: Lieber kürzer, doch häufiger

Bei Live-Events haben sich in der Vergangenheit zumindest im Kongress- und Konferenzbereich ein- bis zweitägige Formate durchgesetzt; ähnliches gilt für Vertriebstagungen. Ihr Aufbau folgt meist folgendem Muster: Im Programm sind mehrere 30- bis 60-minütige Vorträge vorgesehen. Sie bilden sozusagen den Veranstaltungsrahmen, und dazwischen sind Kaffeepausen und kleine Workshops eingestreut.

Diese Dramaturgie hat ihre Wurzel auch darin, dass die Teilnehmer an solchen Veranstaltungen oft lange Anreisen hatten – häufig so lange, dass sie sogar vor Ort übernachten mussten. Folglich musste ihnen aus Veranstaltersicht rund um die Uhr ein Programm geboten werden, damit sich dieses Zeit-Invest lohnt. Bei Online-Events sind solche knüppeldicken bzw. komprimierten Programme nicht nötig. Bei ihnen ist ein solches Veranstaltungsdesign sogar ein Garant für Misserfolg.

„In Online-Konferenzen, -Tagungen und -Kick-Offs muss man die zentralen Botschaften in einer viel kürzeren Zeit rüberbringen als in den traditionellen Präsenz-Veranstaltungen“, betont Yan Doll. Die Redebeiträge sollten also allgemein kürzer sein, und in die Vorträge sollten interaktive Elemente wie Publikumsfragen per Chat oder Interviews integriert sein.

„In der Kürze liegt die Würze“, betont auch Dr. Jens-Uwe Meyer. „Die ideale Länge für ein Online-Event sind 30 bis maximal 120 Minuten.“ Radio- und Fernsehmacher kennen seit Jahren den Spruch: „Und bist Du noch so fleißig, wir senden nur eins dreißig.“ Für Unternehmen bzw. Redner bedeutet dies: Bringen Sie Ihre Botschaften auf den Punkt. Und für Veranstalter? Setzen Sie statt auf Monumental-Events von einer halb- oder gar ganztägigen Dauer lieber auf Veranstaltungsreihen oder -serien. „Selbst das öffentlich-rechtliche Fernsehen tut dies inzwischen“, betont Meyer, „als Reaktion auf den Erfolg der Serien ihrer Netflix- und Amazon-Konkurrenz.“

Tipp 3: Schaffen Sie Highlights

Mal ehrlich! Freuen Sie sich, wenn sich in Ihrer Tagesagenda eine Videokonferenz, ein Online-Meeting an das nächste reiht? Wenn ja, sind Sie ein Exot! Die meisten Menschen sind nach ein, zwei virtuellen Meetings so erschöpft, dass sie gerne auf ein weiteres verzichten. Und immer mehr Entscheider, die viel Zeit online verbringen, präferieren, wenn sie die Wahl haben, eine Telefon- statt einer Videokonferenz. Denn dann können sie wenigstens das Mobiltelefon in die Hand nehmen und durch den Raum laufen und müssen nicht die ganze Zeit vor dem Monitor sitzen.

Entsprechend mühsam ist es – auch aufgrund eines gewissen Überangebots im Markt und der schlechten Erfahrungen, die die Adressaten in den zurückliegenden Monaten nicht selten gesammelt haben – inzwischen oft, Teilnehmer für Online-Konferenzen zu akquirieren. Und die sogenannte „No-Show-Rate“ bei Online-Events? Sie ist deutlich höher als bei Präsenz-Veranstaltungen. Von den angemeldeten Personen nehmen also letztlich viele nicht teil. Bei kostenlosen „Kunden-Events“ beträgt deren Anteil nicht selten zwei Drittel – „auch weil dem Veranstalter aus Teilnehmersicht hierdurch kein finanzieller Schaden entsteht“, erklärt Yan Doll das Phänomen. Schließlich muss er für das Event keinen Raum anmieten und kein Buffet für das anschließende Come-together aufbauen.

Zugleich ist aber bei Online-Events das Potenzial an potenziellen Teilnehmern extrem groß, denn im Prinzip können alle Interessierten weltweit daran teilnehmen, sofern mit Konferenzsystemen die Sprachbarrieren überwunden werden. Deshalb, so die beiden Experten, gilt es im Event-Bereich aus Adressatensicht Highlights zu schaffen und diese zu kommunizieren. Dr. Meyers Tipp: „Definieren Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld sehr genau und sprechen Sie die potenziellen Teilnehmer abgestuft, mehrfach gezielt an, um ihre Neugier zu wecken. Steigern Sie Ihr Interesse vor dem Event gezielt – auch über solche Kanäle wie LinkedIn, Twitter und YouTube. Und halten Sie auch nach der Anmeldung ihr Interesse zum Beispiel durch inhaltliche Appetithäppchen vorab hoch. Dann ist die No-Show-Rate niedriger.“

Online-Events: keine zweitklassige Alternative

Die Corona-Pandemie zwingt viele Unternehmen, ihre Kommunikationsstrategien radikal zu überdenken. Das wird die Art, wie Events geplant und durchgeführt werden, auch mittel- und langfristig verändern. „Was wir gerade erleben, ist kein Strohfeuer“, ist sich der Athenas Country Manager Yan Doll sicher. „Professionell durchgeführte Online-Events werden in der Unternehmenskommunikation auch nach der Pandemie eine große Rolle spielen.“ Auch die Zahl der sogenannten hybriden Konferenzen, die Präsenzveranstaltungen mit Live-Übertragungen verbinden, wird steigen, prognostiziert Meyer. Auch das kann man aktuell schon live erleben. So zum Beispiel bei den Talkshows im Fernsehen, bei denen immer häufiger Experten und Zuschauer live zugeschaltet werden und mitdiskutieren.

Unternehmen, die sich für die neue digitale Kommunikationswelt rüsten wollen, rät Meyer: Die oben genannten „Basis-Tipps“ beherzigen und dann einfach loslegen und Erfahrung sammeln. Denn technische Möglichkeiten, um neue, spannende Veranstaltungsdesigns zu entwerfen, gibt es inzwischen viele. „Erfolgsentscheidend ist aber, wie so oft im Leben, das gewusst wie.“

Der Autor Lukas Leist schreibt für den BeraterMarketingBlog.