Rückkehr ins Büro: Arbeitsplatzumgebungen nach neuen Regeln gestalten

16.Juni 2020

Die Lockerungen der Corona-Beschränkungen bedeuten, dass viele Büromitarbeiter schon bald aus dem vorübergehenden Home Office an ihre Schreibtische zurückkehren werden. Auch wenn einige sich vielleicht auf die stärker strukturierte Arbeitsumgebung freuen, benötigen Unternehmen völlig neue Regeln, um für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu sorgen.

Die Mitarbeiter fit, engagiert und produktiv zu halten, ist für Führungskräfte in jeder Branche das wichtigste Ziel bei der Einführung neuer Arbeitsplatzumgebungen und Arbeitsplatzmodelle. Einige denken etwa an eine gestaffelte Rückkehr, flexible Arbeitszeiten und Schichtarbeit. Für andere bedeutet die Notwendigkeit, die Anzahl der Personen in den Büroräumen zu begrenzen und die Social-Distancing-Richtlinien einzuhalten, dass viele Mitarbeiter noch Wochen, vielleicht Monate, zwischen Büro und Home Office wechseln müssen.

Schaffung einer sicheren Arbeitsumgebung

Damit die Mitarbeiter in sicherem Abstand voneinander arbeiten können, müssen viele Unternehmen ganz neu planen, vor allem, wenn ihre Angestellten bisher in Großraumbüros in den üblichen Rastern oder Reihen saßen. Möglicherweise müssen flexible Arbeitssysteme eingeführt werden, bei denen Mitarbeiter sich an Arbeitsplätzen abwechseln, die mindestens zwei Meter voneinander entfernt sind, und die Anzahl der Personen muss begrenzt werden, die gleichzeitig im Gebäude arbeiten. Dies bedeutet auch, dass jeder Schreibtisch inklusive der Arbeitsgeräte täglich oder mehrmals täglich gereinigt und desinfiziert werden müssen.

Auch gemeinsam genutzte Ressourcen, wie Drucker und Aktenschränke, müssen immer wieder abgewischt werden. Hinzu kommen zusätzliche Hygienemaßnahmen für gemeinsam genutzte Räume wie Toiletten. Entsprechend hohe Priorität wird daher auch die Bereitstellung von Reinigungsprodukten, Desinfektionsmitteln und persönlicher Schutzausrüstung (PSA) haben.

Wie Mitarbeiter Gebäude, Stockwerke und Besprechungsräume betreten, muss ebenfalls sorgfältig geplant werden. Um die Ansteckungsgefahr so gering wie möglich zu halten, sollte niemand Zugangssysteme oder Türgriffe berühren, ohne sie vorher abzuwischen. Unternehmen sollten auch darüber nachdenken, ob sie Mitarbeitern die Nutzung der Treppe statt des Aufzugs empfehlen. Ebenso kann es sicherer sein, den Zugang zu Einrichtungen wie der Cafeteria oder den Kaffeeküchen zu beschränken, wenn nicht jederzeit geeignete Reinigungsmittel und persönliche Schutzausrüstung zur Verfügung stehen. Gruppensitzungen in Konferenzräumen oder an anderen Orten, an denen die Social-Distancing-Regeln nicht eingehalten werden können, müssen vermieden werden.

Soweit möglich, sollten Trennwände zwischen Arbeitsplätzen errichtet werden, um das Risiko zu begrenzen, dass Büroräume zu Infektions-Hotspots werden. Arbeitstische sollten so aufgestellt werden, dass Mitarbeiter einander nicht unnötig gegenübersitzen oder -stehen. Und schließlich müssen Unternehmen überall Aushänge anbringen, um die Mitarbeiter daran zu erinnern, wie wichtig es ist, Abstand zu ihren Kollegen zu halten, sich regelmäßig die Hände zu waschen und gegebenenfalls besondere Hygieneregeln für die einzelnen Arbeitsbereiche einzuhalten.

Flexible Arbeitsplatzumgebungen gestalten

Das Coronavirus wird die Welt der Büroarbeit immens verändern. Auch wenn der Schwerpunkt momentan vor allem auf der Rückkehr an den Arbeitsplatz liegt, sollten Führungskräfte schon jetzt auch genug Flexibilität zur Bewältigung unerwarteter zukünftiger Veränderungen einplanen. Was passiert zum Beispiel, wenn es eine zweite landesweite COVID-19-Welle gibt?

Mit mobilen, ergonomischen Büromöbeln können Unternehmen ihre Arbeitsräume immer wieder flexibel gestalten und neu strukturieren. So können sie ihre vorhandenen Räume optimal nutzen und die jeweils vorgesehene Anzahl an Mitarbeitern sicher unterbringen. Außerdem bieten diese Einrichtungselemente den Mitarbeitern die notwendige Flexibilität, um ihre unmittelbare Arbeitsumgebung optimal an ihre Anforderungen anzupassen. So lassen sich Schreibtische, Stühle und Arbeitsstationen immer bequem an die Körpergröße und Produktivitätsanforderungen des Einzelnen anpassen.

Schutz von Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter

Um Mitarbeiter bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz zu unterstützen, sollten Unternehmen sich die Empfehlungen zum Social Distancing im aktuellen technischen Bericht des Europäischen Zentrums für die Prävention und Kontrolle von Krankheiten ansehen. Um das Ansteckungsrisiko zu verringern und ihre Mitarbeiter zu schützen, können Unternehmen auch Messungen der Körpertemperatur vor Betreten des Gebäudes vorsehen. Wärmebildkamera-Wagen bieten eine hervorragende Möglichkeit, schnelle Messungen sowohl für Mitarbeiter als auch für Besucher durchzuführen. Weitere mögliche Maßnahmen sind die Bereitstellung von Plexiglasscheiben oder -visieren oder die Vorgabe, während der Bürozeiten eine Mund-Nasen-Maske zu tragen.

Sich nicht unnötig im Büro aufzuhalten, kann eine weitere sinnvolle Maßnahme sein, auch für Kunden und Auftragnehmer. Dazu gehört auch, dass Mitarbeiter, die nicht unbedingt im Büro anwesend sein müssen, so lange wie möglich im Home Office bleiben sollten.

Gesunde Home Office-Arbeitsplätze

Viele Mitarbeiter werden möglicherweise noch lange von zuhause aus arbeiten, sei es wegen der begrenzten Kapazität der Büroräume, eigener Sorgen um ihre Gesundheit oder weil sie als Wissensarbeiter räumlich flexibel sind. Für Mitarbeiter im mehr oder weniger dauerhaften Home Office gilt jedoch die gleiche Fürsorgepflicht wie für die, die sich im Büro aufhalten. Sofas, Esszimmertische oder Küchenbänke sind nicht für komfortables oder sicheres Arbeiten konzipiert, sodass Mitarbeiter, die langfristig dem Büro fernbleiben sollen, Hilfe benötigen, um ihre Arbeits-IT sicher zu nutzen.

Einige Unternehmen verlangen inzwischen, dass diese Mitarbeiter ihnen Fotos von ihrem Heimarbeitsplatz zusenden, damit sie ihn im Hinblick auf Gesundheit und Sicherheit beurteilen können. Bei Bedarf können geeignete Schreibtische, Laptophalter, Stühle und Monitore beschafft und bereitgestellt werden, die den Benutzerkomfort verbessern. Mitarbeiter sind das Rückgrat jedes Unternehmens. Sie um Feedback zu den neuen Sicherheitsmaßnahmen zu bitten, ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre neue Arbeitsumgebung mitzugestalten. Viele Unternehmen denken zurzeit darüber nach, ob Social-Distancing-Maßnahmen zu einem festen Bestandteil ihres Büroalltags werden sollen. Um die Motivation und die Leistung ihrer Mitarbeiter zu steigern, ist es unerlässlich, dass sie dabei vom ersten Tag an die richtigen Hilfsmittel und Verfahren einsetzen.

Der Autor Frank Knäsche ist Sales Manager DACH bei Ergotron.