Tipps für eine effiziente virtuelle Zusammenarbeit

27.März 2020

Um die Verbreitung von COVID-19 einzudämmen, haben viele österreichische Unternehmen auf Home Office-Betrieb umgestellt. Wie Unternehmen ihre virtuellen Meetings in Zeiten von „Social Distancing“ bestmöglich gestalten können, hat das Beratungsunternehmen Deloitte zusammengefasst.

Team-Meetings, Projektpräsentationen, Vorstandssitzungen und Kundengespräche finden in Zeiten der Corona-Krise vermehrt online statt. Doch nicht immer sind die Unternehmen und Mitarbeiter optimal darauf vorbereitet. Deloitte Österreich hat wichtigste Tipps zusammengetragen, die Unternehmen bei der virtuellen Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Kunden im Home Office beachten sollten.

Technische Ausstattung nach Bedarf der Zusammenarbeit auswählen

Für die Online-Kommunikation gibt es eine Vielzahl an technischen Lösungen. Unternehmen sollten jenes Tool wählen, das für den jeweiligen Zweck eines Meetings am besten geeignet ist. „Wenn es im Unternehmen schon Erfahrung mit einer Online-Kommunikationsplattform gibt, dann sollte dieses Tool genutzt werden. So ist sichergestellt, dass sich alle rasch auf den virtuellen Kanälen zurechtfinden“, empfiehlt Anna Nowshad, Director bei Deloitte Österreich.

Wenn virtuelle Meetings noch ganz neu in einem Unternehmen sind, sollten die Mitarbeiter gezielt bei der Installation der Software unterstützt und mit dem notwendigen Equipment ausgestattet werden. Bevor Unternehmen eine Firmenlizenz für die Nutzung einer virtuellen Kommunikationsplattform erwerben sollte aber geklärt werden, ob das Tool auch den internen Sicherheitsvorgaben entspricht. Der sichere Datenaustausch ist dabei ein zentrales Thema – sowohl firmenintern als auch mit Kunden.

Planung an virtuelle Gegebenheiten anpassen

Meetings vor dem Computer erfordern mehr Aufmerksamkeit als persönliche Gespräche. Konzentration und Effizienz bleiben hoch, wenn diese virtuellen Besprechungen nicht mehr als vier Stunden pro Tag einnehmen. „Wenn ein Team sich regelmäßig zu ganztägigen Workshops trifft, dann ist für ein vergleichbares Online-Meeting die Aufteilung auf kürzere Sequenzen und mehrere Tage sinnvoll, um effizient zu bleiben. Die längeren Pausen dazwischen können für individuelle Arbeitsaufträge und kleinere Gruppenarbeiten genutzt werden“, so Anna Nowshad.

Gleichzeitig benötigen virtuelle Meetings eine besonders durchdachte Vorbereitung. Die teilnehmenden Personen sollten Inhalte im Idealfall bereits vorab untereinander diskutieren können – etwa auf Basis einer klar strukturierten Agenda oder eines schriftlichen Briefings.

Online-Gespräche aktiv moderieren

Da essenzielle Faktoren wie Körpersprache und Atmosphäre im Online-Setting nur eingeschränkt wahrnehmbar sind, ist die Moderation ein wichtiger Bestandteil virtueller Meetings. Zu Beginn einer Sitzung sollten die Spielregeln immer aktiv erklärt werden. Viele Kommunikationsplattformen bieten außerdem einfache Lösungen zur Strukturierung von Meetings an – wie etwa eine „Raise-Hand“-Funktion, über die sich Teilnehmer beim Moderator zu Wort melden können.

Videofunktion und virtuelle Räume verstärkt nutzen

Durch die verstärkte Nutzung von Home Office müssen neue Gewohnheiten und vertraute Abläufe geschaffen werden, um den Austausch zwischen Teammitgliedern zu fördern. Die Nutzung von Videoübertragungen kann hier maßgeblich zur Effizienz virtueller Meetings und zur aktiven Beteiligung aller beitragen. Denn die Online-Zusammenarbeit bekommt so einen viel persönlicheren Charakter, als bei reinen Telefonkonferenzen. Auch kollaborative Tools sind eine Möglichkeit für den fachlichen Austausch: Die dadurch geschaffenen virtuellen Räume eignen sich gut für Diskussionen und Brainstormings.

„Wenn sich Teams über längere Zeit nur virtuell treffen, darf neben den beruflichen Inhalten auch der Spaß nicht zu kurz kommen. Gerade in Zeiten von Coronavirus und Home Office muss auch Zeit für informelle Meetings eingeplant werden. Das stärkt das Teamgefühl und regt zudem die Kreativität an“, betont die Expertin.

Regelmäßig Präsenz zeigen

Für eine erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit ist der regelmäßige Austausch essenziell. Gerade Führungspersonen müssen deshalb sowohl für ihre Mitarbeiter als auch ihre Kunden greifbar bleiben und auf den jeweiligen Kanälen verstärkt Präsenz zeigen.

„Mitarbeiter und Kunden haben unterschiedliche Bedürfnisse und jeder reagiert anders auf die aktuellen Herausforderungen. Die persönliche Komponente ist in dieser unsicheren Zeit deshalb ein wichtiger Schlüssel für die virtuelle Zusammenarbeit: Führungskräfte, die verständnisvoll und proaktiv mit ihrem Team und den Kunden kommunizieren, sind klar im Vorteil“, so Nowshad.

Die wichtigsten Links von Behörden und Institutionen für Unternehmen rund um das Coronavirus finden sich hier.