Coronavirus: Notfallplan für Unternehmen

09.März 2020

Das Coronavirus stellt die Welt derzeit in vielerlei Hinsicht auf den Kopf. Unternehmen sollten jetzt dafür sorgen, einen effektiven, strukturierten und durchdachten Notfallplan zu haben.

Das bedeutet auch, ein entsprechendes Coronavirus-Krisenmanagement im Unternehmen umzusetzen. „Bei der Planung des Krisenmanagements sollten Unternehmen jedenfalls auch das worst-case scenario, nämlich die behördliche Schließung des gesamten Betriebes – vielleicht sogar für mehrere Wochen, vor Augen haben“, so Brigitte Sammer, Partnerin im Arbeitsrechts-Team der international tätigen Sozietät Taylor Wessing. Ein Anwälte-Team hat daher eine Coronavirus-Checkliste für Unternehmen zusammengefasst, die den ersten Bedarf an Maßnahmen – und auch den Blickwinkel des „worst-case scenario“ – beinhaltet.

Coronavirus-Checkliste für den Notfall

  • Ein Krisenteam mit klaren Verantwortlichkeiten ist einzurichten. Wer hält etwa Kontakt mit Behörden, wer informiert Mitarbeiter, Kunden, Presse etc., wer überwacht die Einhaltung von Regeln und wer ist für die Beantragung von Entschädigungen und sonstige rechtliche Schritte zuständig?
  • Kommunikations- und Berichtswege für Mitarbeiter, Kunden, Vertragspartner, etc. müssen eingerichtet werden, um wesentliche Informationen raschestmöglich an die betreffenden Personenkreise übermitteln zu können und um notwendige Informationen von diesen zu erhalten.
  • Verhaltensanweisungen sind an Mitarbeiter zu erteilen und relevante Informationen den Kunden, Vertragspartnern etc. zur Verfügung zu stellen.
  • Wer im Unternehmen hat private oder geschäftliche Kontakte zu Risikogruppen? Wie ist die „Kontaktkette“?
  • Sicherheitsmaßnahmen sind zu treffen, wie zum Beispiel Einschränkung des physischen Kontakts zwischen Abteilungen/Betrieben, um vor allem auch drastische Maßnahmen durch Behörden, wie etwa gesamte Betriebsschließungen, zu vermeiden. Exakte Dokumentation dieser Maßnahmen wie auch von deren Durchführung und Kontrolle ist hierfür erforderlich!
  • Die Kernfunktionen und Kernpersonen im Unternehmen sind zu identifizieren und ihre Einsatzfähigkeit sicherzustellen. Gibt es ausreichende Vertretungsregelungen unter den Mitarbeitern? Zugriff auf Bankkonten und auf Online-Zugangsdaten ist sicherzustellen, für ausreichende (Zeichnungs-)Berechtigungen ist zu sorgen.
  • Die wichtigsten Vertragsbeziehungen sind zu identifizieren (abhängig von den vertraglichen Regelungen und der operativen Bedeutung). Externe Erreichbarkeit für Kunden, Vertragspartner etc. ist sicherzustellen.
  • Identifizieren Sie Infrastruktur/Dienstleistungen/Produkte Ihres Unternehmens, die bei Abwesenheit von Personal besonders gefährdet sind und treffen Sie Vorsorgemaßnahmen.
  • Pressemitteilungen und entsprechende Kommunikation über soziale Medien sollten vorbereitet werden. Mitarbeiter sind über externe Kommunikation beziehungsweise Verschwiegenheitspflichten zu instruieren.
  • Simulationsübungen können im Krisenfall (zum Beispiel bei sofortigen behördlichen Betriebsschließungen) einen reibungslosen Übergang auf Notfallprogramme erleichtern.
  • Folgende Regelungen sollten typischerweise überprüft und überarbeitet bzw. erstellt werden, um die Handlungsfähigkeit im Krisenfall sicherzustellen:
    – Gibt es Notfallpläne, die auch Eskalationsszenarien und Übungen abbilden?
    – Können Home-Office-Regelungen, Überstundenvereinbarungen, Vertretungsregelungen etc. in der Krise genutzt werden?
    – Existieren Instruktionen an Mitarbeiter, zum Beispiel bezüglich der Infektionsprävention?
    – Existieren geeignete Unterlagen für die mit der Erfüllung der Aufgaben in der Krise betrauten Mitarbeiter oder müssen diese erstellt/ergänzt werden?
    – Existiert eine Betriebsunterbrechungsversicherung?
    – Gibt es einen ausreichenden vertraglichen Krisenmechanismus, etwa im Falle eines Lieferausfalls?
    – Gibt es eine Kommunikations-/Social-Media-Politik, damit die Mitarbeiter im Krisenfall nicht unwissentlich insbesondere über Social Media kommunizieren?