Steuern: So lange müssen Unterlagen im Unternehmen archiviert werden

23.Juli 2019

Buchhaltungs- und Steuerunterlagen sind Platzfresser. Und dennoch müssen die Dokumente mit Akrebie für zumindest sieben Jahre aufbewahrt werden.

LBG Österreich hat zusammengetragen, welche Geschäftsunterlagen man  aufbewahren muss bzw. welche Unterlagen entsorgt werden können. Die Abgabenbehörden stellen dabei spezielle Anforderungen an die Art der Arcvhivierung.

Alles was bedeutsam sein kann

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen, im Original aufzubewahren.

Sieben langte Jahre

Die Unterlagen sind sieben Jahre aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde, zu laufen. So sind z.B. die Belege des Kalenderjahres 2011 bis Ende des Kalenderjahres 2018 aufzubewahren. Das heißt umgekehrt, dass im Kalenderjahr 2018 die Unterlagen für das Kalenderjahr 2010 entsorgt werden können. Allerdings sind darüber hinaus Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Spezielle Fristen für Umsatzsteuer

Weiters gibt es im Umsatzsteuergesetz noch zusätzliche Aufbewahrungsfristen für Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen. Der Adressatenkreis ist mit Providern und Medienunternehmen aber eng gefasst: Für Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Aber auch für Umsätze im Zusammenhang mit Grundstücken sieht das Umsatzsteuergesetz eine besondere Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren vor.

So sind Belege aufzubewahren

Belege können entweder in Papierform (Schriftstücke) oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden.

Achtung bei elektronischen Datenträgern

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronische Datenträger aufbewahrt werden. Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben.

Wenn die Unterlagen nicht gefunden werden

Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis ergeben. Und dies fällt selten günstig aus.