Steuern: So lange müssen Unterlagen im Unternehmen archiviert werden

04.Oktober 2017

Buchhaltungs- und Steuerunterlagen sind Platzfresser. Und dennoch müssen die Dokumente mit Akrebie aufbewahrt werden. Die Wirtschaftskammer Österreich hat zusammengetragen, welche Geschäftsunterlagen man noch aufbewahren muss bzw. welche Unterlagen entsorgt werden können. Die Abgabenbehörden stellen dabei spezielle Anforderungen an die Aufbewahrung.

Was ist aufzubewahren?

Grundsätzlich sind Bücher und Aufzeichnungen, die dazugehörigen Belege sowie die für die Abgabenerhebung bedeutsamen Geschäftspapiere und sonstigen Unterlagen, im Original aufzubewahren.

Wie lange muss aufbewahrt werden?

Die Unterlagen sind sieben Jahre aufzubewahren. Die Sieben-Jahres-Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, für welches die letzte Eintragung vorgenommen wurde, zu laufen. So sind z.B. die Belege des Kalenderjahres 2009 bis Ende des Kalenderjahres 2016 aufzubewahren. Das heißt umgekehrt, dass im Kalenderjahr 2016 die Unterlagen für das Kalenderjahr 2008 entsorgt werden können. Allerdings sind darüber hinaus Belege noch so lange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

Spezielle Fristen für Umsatzsteuer

Weiters gibt es im Umsatzsteuergesetz noch zusätzliche Aufbewahrungsfristen für Unterlagen iZm elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird, hier beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Aber auch für Umsätze im Zusammenhang mit Grundstücken sieht das Umsatzsteuergesetz eine besondere Aufbewahrungsfrist vor. Diese beträgt 22 Jahre.

In welcher Form sind Belege aufzubewahren?

Belege können entweder in Papierform (Schriftstücke) oder mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm, optische Speicherplatte) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden.

Was ist bei Aufbewahrung auf elektronischen Datenträgern zu beachten?

Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Bei EDV-Buchführung müssen sämtliche Informationen auf elektronische Datenträger aufbewahrt werden. Auch hier besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Unterlagen lesbar zu machen bzw zur Beibringung von dauerhaften Wiedergaben.

Was passiert bei Nichtaufbewahrung?

Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis gemäß § 184 BAO ergeben.

 

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