Business Virtualcards und der Virtualcard Manager in der Praxis: Tipps und Hinweise

Letzte Überarbeitung 16.07.2025

Virtuelle Firmenkreditkarten für Ihre Mitarbeiter:innen bringen viele Vorteile: schnelleres Bezahlen, weniger Papierkram und mehr Flexibilität für Ihr Unternehmen. In diesem Beitrag finden Sie praktische Hinweise, Tipps und nützliche Informationen rund um die Nutzung des Virtualcard Managers bei George Business – von der ersten Bestellung bis zur erfolgreichen Einladung Ihrer Mitarbeiter:innen.

 

Zahlungseinstellungen Zahlungseinstellungen

So erhalten Sie den Virtualcard Manager

Der Virtualcard Manager ist nicht automatisch bei George Business enthalten. Wenn Sie diesen nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre persönliche Betreuer:in.

Gemeinsam legen Sie folgendes fest:

  • Wer wird der oder die Kartenadministrator:in Ihres Unternehmens?

  • Welches Limit soll der Virtualcard Manager erhalten?

  • Auf welches Abrechnungskonto soll die Sammelrechnung laufen?

Für die Bestellung sind folgende Unterlagen erforderlich:

  • Ein Firmenantrag, unterschrieben durch die zeichnungsberechtigte Person

    sowie

  • Eine Vollmacht für die Kartenadministrator:in

Rolle und Berechtigungen der Kartenadministrator:in

Die Kartenadministrator:in ist von Ihrem Unternehmen autorisiert, die virtuellen Firmenkreditkarten (Business Virtualcards) zu erstellen und zu verwalten.

Diese Person kann:

  • pro Virtualcard Manager bis zu 120 Business Virtualcards erstellen,

  • individuelle Limits für jede Karte festlegen,

  • die Nutzbarkeit der Karte auf bestimmte Regionen oder Händlerkategorien beschränken,

  • Einladungen an Mitarbeiter:innen versenden,

  • alle Zahlungen einsehen,

  • Karten vorübergehend sperren oder dauerhaft schließen.

Die Kartenadministrator:in ist somit die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um die virtuellen Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen.

Schritt-für-Schritt: Business Virtualcards erstellen

Sobald der Virtualcard Manager aktiviert ist, können Kartenadministrator:innen virtuelle Karten ganz einfach anlegen:

  1. Bei George Busienss im Kartenmenü auf "+ Business Virtualcard" klicken (rechts oben).

  2. Die Karte einem bestehenden Virtualcard Manager (fungiert als  übergeordnete Karte) zuweisen.

  3. Daten der Person eintragen, die die virtuelle Karte erhalten soll:

    Vor- und Nachname

    Geburtsdatum

    E-Mail-Adresse

    Telefonnummer

    Wunschsprache für die Einladung (Deutsch oder Englisch)

    Diese Daten müssen korrekt sein, damit die Mitarbeiter:innen die Karten aktivieren können.

  4. Das Limit, die Gültigkeit der Karte sowie den Nutzungsbereich (z. B. bestimmte Branchen oder Länder) definieren.

  5. Alles nochmals prüfen und wie gewohnt freigeben

Praktische Tipps aus der Praxis

  • Mehrere Virtualcard Manager möglich: Sie können mehrere Virtualcard Manager einrichten – mit je eigenem Limit.
  • Keine physische Karte (Plastikkarte) notwendig: Die virtuellen Karten basieren auf dem Virtualcard Manager.
  • Währung: Das übergeordnete Limit ist immer festgelegt in Euro.
  • Benutzung der Karte: Die E-Mail-Einladung führt direkt zur George App (Retail) – dort kann die Kreditkarte zum Apple oder Google Wallet hinzugefügt und sofort genutzt werden.
  • Das Handy ist verlorengegangen? Kontaktieren Sie im Notfall den Kartenservice-Hotline unter der Telefonnummer 050 999, um die Karte umgehend sperren zu lassen.

Sicherheit & Kontrolle

Online-Zahlungen freigeben: Für die Freigabe von Zahlungen im Internet benötigen Mitarbeiter:innen zur Freigabe George ID, s Identity oder CardTAN.

Transparenz: Die Kartenadministrator:in kann alle Ausgaben jederzeit einsehen.

Monatsabrechnung: Eine Sammelrechnung wird monatlich an die angegebene E-Mail-Adresse der Kartenadministrator:in versendet. Die Karteninhaber:in selbst erhält keine Monatsabrechnung.

Weitere Fragen?

Sollten Sie weitere Fragen haben, können Sie sich an Ihre persönliche Betreuer:in wenden oder nutzen Sie die Kontaktfunktion bei George Business. 

Autorin: Tamara Berger-Feichter